“Điều này đã thay đổi mọi thứ”—Làm thế nào một bản nâng cấp cuối dây chuyền có thể tăng sản lượng lên 60%

Tôi từng nghĩ sản lượng thấp là do một vấn đề lớn. Bản nháp của tôi trông ổn. Quy trình làm việc của tôi có vẻ ổn. Nhóm đã có đủ ý tưởng. Tuy nhiên, kết quả cuối cùng vẫn bị kẹt và tôi tiếp tục lãng phí thời gian vào những sửa chữa nhỏ tưởng chừng như vô hại. Vấn đề hóa ra lại rất nhỏ. Một cài đặt cuối dòng. Tôi đã ngắt dòng hỗn hợp trong một tệp di chuyển giữa các công cụ. Trên màn hình của tôi, văn bản trông bình thường. Trong hệ thống, phần cuối dòng tạo thêm điểm dừng, phân chia dòng ở những vị trí kỳ lạ và khiến nội dung khó xử lý hơn. Sau khi tôi thay đổi cài đặt đó và giữ định dạng nhất quán, kết quả đầu ra trong lô thử nghiệm của tôi đã tăng khoảng 60%. Con số đó làm tôi ngạc nhiên. Nó cũng thay đổi cách tôi làm việc. Tôi ngừng đổ lỗi cho toàn bộ quá trình và bắt đầu kiểm tra những điều nhỏ nhặt ở rìa trang. Rất nhiều người bỏ qua phần này. Họ tập trung vào ý tưởng lớn, lời đề nghị, tiêu đề, giá cả, kịch bản. Tôi cũng làm như vậy. Nhưng chi tiết định dạng nhỏ chính là thứ khiến mọi thứ bị chậm lại. Đây là những gì tôi đã học được. Tôi đã xem xét vấn đề từ phía người dùng. Nếu tôi gửi nội dung rõ ràng vào một công cụ, tôi mong đợi kết quả đầu ra rõ ràng. Nếu tôi dán văn bản có phần cuối dòng hỗn hợp, dấu cách thừa hoặc dấu đoạn văn bị hỏng thì kết quả thường trở nên lộn xộn. Người đọc nhìn thấy những khoảng trống. Hệ thống nhìn thấy tiếng ồn. Nhóm của tôi thấy nhiều chỉnh sửa hơn, nhiều lần chỉnh sửa qua lại hơn và nhiều độ trễ hơn. Đó là điểm đau của tôi. Tôi muốn đầu ra nhanh hơn nhưng tôi cũng muốn ít lỗi hơn. Tôi không muốn viết lại cùng một văn bản ba lần vì một ngắt dòng trông khác nhau trong Windows, Mac hoặc trình soạn thảo web. Vì vậy, tôi đã lập một danh sách kiểm tra nhỏ cho chính mình. 1. Tôi đã chọn một định dạng kết thúc dòng và giữ nó cho mọi tệp. 2. Tôi đã kiểm tra văn bản đã sao chép trước khi gửi nó sang công cụ tiếp theo. 3. Tôi đã loại bỏ các khoảng trắng ở cuối dòng. 4. Tôi đã sử dụng văn bản thuần túy khi nền tảng không cần định dạng phong phú. 5. Tôi đã thử nghiệm kết quả trên một lô nhỏ trước khi xử lý toàn bộ. Điều đó nghe có vẻ đơn giản. Nó rất đơn giản. Đó là lý do tại sao nó hoạt động. Tôi nhớ một trường hợp thực tế về nhiệm vụ nội dung bán hàng. Tôi đang chuẩn bị một nhóm ghi chú sản phẩm để tải lên trang web. Bản thân nội dung thì khá ổn, nhưng tệp có các dòng kết thúc khác nhau vì nó đến từ hai biên tập viên. Một số đoạn kết thúc quá sớm. Một số viên đạn có vẻ đã bị vỡ. Công cụ tải lên không gặp sự cố nhưng trang cuối cùng trông không đồng đều. Tôi đã dành thêm thời gian để sửa khoảng cách sau khi nhập. Sau khi tôi bình thường hóa định dạng tệp, nội dung tương tự sẽ di chuyển qua hệ thống nhanh hơn nhiều. Thời gian chỉnh sửa của tôi giảm xuống. Sản lượng của tôi tăng lên. Công việc có vẻ nhẹ nhàng hơn. Tôi nghĩ đó là bài học mà nhiều người cần. Các vấn đề về định dạng nhỏ có thể tạo ra xích mích lớn. Không phải mọi vấn đề đều cần một chiến lược mới. Một số vấn đề cần một con đường sạch hơn. Nếu tôi đang huấn luyện một đồng đội mới, tôi sẽ nói với họ điều này: Hãy nhìn vào dặm cuối cùng. Dặm cuối cùng là nơi làm việc tốt có thể bị giảm tốc độ. Một dòng kết thúc. Một không gian. Một biểu tượng đi lạc. Một đoạn được sao chép có định dạng ẩn. Những chi tiết này trông không có gì ấn tượng nhưng lại quyết định khối lượng công việc bạn cần làm sau khi hoàn thành bản phác thảo. Thói quen của tôi bây giờ thật dễ dàng: tôi viết. Tôi làm sạch định dạng. Tôi kiểm tra đầu ra. Tôi sửa những lỗi nhỏ trước khi chúng lan rộng. Quá trình đó giúp tôi tiết kiệm nhiều thời gian hơn bất kỳ thay đổi lớn nào về quy trình làm việc mà tôi đã thử trước đây. Tôi vẫn thích những ý tưởng đầy tham vọng. Tôi vẫn quan tâm đến bản sao mạnh mẽ hơn, cấu trúc tốt hơn và thông điệp rõ ràng hơn. Nhưng bây giờ tôi tin tưởng vào những sửa chữa nhỏ hơn. Họ im lặng, nhưng họ đã được đền đáp.

Tôi từng nghĩ kết quả lớn hơn cần những thay đổi lớn hơn. Đó không phải là những gì tôi thấy trong công việc của mình. Nhóm của tôi đang bận, nhưng đầu ra của chúng tôi cảm thấy bế tắc. Tin nhắn cứ chồng chất lên. Tập tin bị mất trong chuỗi trò chuyện. Các tác vụ nhỏ đang chờ trong khi chúng tôi tìm kiếm phiên bản mới nhất, ghi chú phù hợp hoặc liên kết bị thiếu. Tôi có thể cảm nhận được sự kéo dài từng giờ trong ngày. Bản nâng cấp mà chúng tôi thực hiện rất nhỏ: chúng tôi đã chuyển từ các cuộc trò chuyện rải rác và tên tệp ngẫu nhiên sang một không gian làm việc chung với bảng tác vụ đơn giản, các thư mục rõ ràng và quy tắc đặt tên ngắn gọn cho mỗi tệp. Đó là tất cả. Tôi không mong đợi nhiều. Tôi mong đợi một chút tiếng ồn ít hơn. Những gì tôi nhận được là một ngày làm việc suôn sẻ hơn, ít sai sót hơn và bàn giao công việc nhanh hơn. Sự thay đổi xuất hiện gần như ngay lập tức vì sự ma sát đã bị che giấu ngay trước mắt. Những gì tôi học được rất đơn giản. Kết quả giảm xuống khi mọi người dành quá nhiều công sức cho việc tìm kiếm, kiểm tra và hỏi cùng một câu hỏi hai lần. Tôi thấy điều này rất rõ ràng với một cửa hàng trực tuyến nhỏ mà tôi đã hỗ trợ vào mùa xuân năm ngoái. Đội của họ không hề lười biếng. Họ đã quá tải. Một người xử lý các câu trả lời, một người xử lý các trang sản phẩm và một người xử lý việc kiểm tra đơn hàng. Vấn đề không phải là nỗ lực. Vấn đề là đường dẫn giữa các nhiệm vụ. Một khách hàng hỏi về một sản phẩm. Bản nháp trả lời nằm trong một cuộc trò chuyện. Ảnh sản phẩm nằm trong một thư mục khác. Thông báo giá tồn tại trong một bảng tính không ai mở vào đúng thời điểm. Mỗi lần chuyển giao đều thêm một khoảng dừng. Chúng tôi đã thay đổi ba điều. Chúng tôi đặt tất cả công việc đang hoạt động vào một bảng chung. Chúng tôi đã sử dụng một thư mục cho các tệp hiện tại, với các tên ngắn gọn dễ hiểu. Chúng tôi đã đồng ý về một phiếu nhận phòng hàng ngày, được viết ở cùng một nơi mỗi ngày. Không có gì lạ mắt. Không có hệ thống lớn Không đào tạo lâu dài. Ngày hôm sau, cả đội cảm thấy nhẹ nhõm hơn. Mọi người ngừng hỏi mọi thứ ở đâu. Họ bắt đầu hoàn thành công việc trong một lần thường xuyên hơn. Tôi có thể thấy sự khác biệt trong những khoảnh khắc nhỏ: ít tin nhắn qua lại hơn, ít sửa lỗi muộn hơn, ít câu “đợi đã, phiên bản nào đúng?” ý kiến. Đó là lý do tại sao tôi thích những nâng cấp nhỏ. Họ không yêu cầu thiết lập lại toàn bộ. Họ loại bỏ một khối đã làm chậm mọi người trong nhiều tuần. Nếu bạn muốn có một sự thay đổi tương tự, tôi sẽ bắt đầu từ đây: Hãy tìm một sự chậm trễ lặp đi lặp lại trong công việc của bạn. Hỏi nơi bắt đầu tạm dừng. Đó có phải là tìm kiếm tệp, chuyển giao nhiệm vụ, phê duyệt hoặc chuyển đổi công cụ không? Hãy khắc phục điểm đó trước khi bạn chạm vào mọi thứ khác. Giữ sự thay đổi đủ đơn giản để mọi người có thể sử dụng nó mà không cần suy nghĩ. Một nâng cấp nhỏ hoạt động tốt nhất khi nó tiết kiệm được sự chú ý. Màn hình thứ hai, hệ thống thư mục gọn gàng hơn, mẫu ngắn, ghế tốt hơn, bảng dùng chung, quy trình làm việc yên tĩnh hơn — mỗi thứ có thể loại bỏ một chút lãng phí trong ngày. Đó là nơi sản lượng tăng trưởng. Tôi không tin vào những lời hứa lớn lao. Tôi tin tưởng vào những thay đổi nhỏ sẽ giúp công việc hoàn thành dễ dàng hơn. Đó là những gì đã xảy ra ở đây. Chúng tôi đã không theo đuổi một sự thiết lập lại đầy kịch tính. Chúng tôi đã loại bỏ một lớp ma sát và nhóm đã di chuyển tốt hơn ngay lập tức.

Tôi liên tục nhìn thấy vấn đề tương tự trên đường dây. Máy móc đang chạy. Đội đang bận. Đầu ra vẫn bị trễ. Khi tôi bước đi trên sàn, sự chậm lại không phải lúc bắt đầu quá trình. Nó đã gần kết thúc. Các bộ phận đang chất đống ở trạm cuối cùng. Hộp chờ nhãn. Các đơn vị đã hoàn thiện chờ bàn giao. Một công nhân đang di chuyển nhanh trong khi một công nhân khác đang tìm chỗ trống. Khoảng cách đó tuy nhỏ trên giấy nhưng lại làm nghẹt cả dòng. Tôi đã nhìn thấy mô hình này nhiều lần. Người ta thường đổ lỗi cho máy chính nhưng lực cản thực sự lại nằm ở cuối dây chuyền. Nếu bước cuối cùng không thể theo kịp, toàn bộ hệ thống sẽ chậm lại. Đội đang cảm thấy thất vọng. Lệnh trượt. Làm thêm giờ tăng lên. Vì vậy tôi tập trung vào phần cuối cùng đó. Tôi không cố gắng xây dựng lại mọi thứ. Tôi đã xem xét năm điều: Điểm bàn giao Cách bố trí đóng gói Đường đi bộ Bước kiểm tra Không gian chờ Cách khắc phục đầu tiên rất đơn giản. Tôi di chuyển bàn đóng gói đến gần điểm xả hàng hơn. Điều đó cắt giảm một vài bước từ mỗi chu kỳ. Nghe có vẻ nhỏ. Không phải vậy. Các bước nhỏ lặp lại cả ngày. Tôi cũng đã thay đổi vị trí đặt nhãn. Trước đó, người điều khiển phải tiếp cận, quay đầu và tìm kiếm. Sau khi thay đổi, cuộn nhãn nằm trong tầm tay dễ dàng tiếp cận. Điều đó đã lưu lại chuyển động và cắt giảm sai sót. Tiếp theo, tôi thêm một vùng đệm ngắn trước khi đóng gói lần cuối. Không phải là một hàng đợi lớn. Chỉ cần đủ không gian để giữ cho dòng chảy di chuyển. Trước đó, một máy đóng gói chậm có thể chặn toàn bộ phần cuối. Sau khi bộ đệm đi vào, dây chuyền có chỗ để thở. Tôi cũng đã xem quá trình kiểm tra. Rất nhiều dòng bị mất đầu ra do quá trình kiểm tra cuối cùng quá chậm hoặc quá rải rác. Trên dòng này, tờ séc nằm trên một chiếc bàn bên cạnh. Người điều hành cứ đi đi lại lại. Tôi di chuyển tờ giấy, cây bút và máy quét đến cùng một chỗ. Việc kiểm tra đã trở thành một phần của dòng chảy chứ không phải là sự gián đoạn trong đó. Một điều nữa quan trọng. Tôi yêu cầu nhóm sử dụng cùng một nhịp chuyển giao trong mỗi chu kỳ. Điều đó đã giúp ích nhiều hơn tôi mong đợi. Mọi người làm việc nhanh hơn khi bước đi tiếp theo rõ ràng. Họ không lãng phí năng lượng để đoán xem điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. Dòng cảm thấy bình tĩnh hơn. Bình tĩnh thường có vẻ nhàm chán. Sự nhàm chán là tốt khi đầu ra là mục tiêu. Một ví dụ về cửa hàng nhỏ xuất hiện trong đầu bạn. Tôi đã từng làm việc với một nhóm đóng gói đang mất thời gian ở công đoạn đóng thùng carton cuối cùng. Bản thân sản phẩm đã ổn. Vấn đề là đoạn cuối cùng. Các sản phẩm đã hoàn thành được xếp quá xa điểm niêm phong. Các công nhân đang uốn đi uốn lại và đặt lại bàn tay của họ. Chúng tôi di chuyển ngăn xếp, di chuyển súng bắn băng và thay đổi thứ tự của hai bước di chuyển cuối cùng. Đường dây không biến thành phép thuật. Nó chỉ ngừng chiến đấu với chính nó. Sản lượng tăng khoảng 60% sau khi thay đổi. Con số đó không đến từ một chiếc máy mới. Nó đến từ việc loại bỏ chất thải cuối cùng. Đó là phần mà nhiều đội bỏ lỡ. Họ đuổi theo tốc độ ở phía trước. Tôi quan tâm đến phần cuối, bởi vì phần cuối quyết định phần cuối. Nếu trạm cuối vụng về thì cả tuyến phải trả giá. Cách tiếp cận của tôi rất đơn giản: Xem bước cuối cùng Tìm chuyển động bổ sung Cắt giảm độ trễ chuyển giao Giữ các công cụ ở nơi tay cần chúng Cho đường thoát rõ ràng Tôi thích kiểu sửa lỗi này vì nó tôn trọng nhóm. Nó không đòi hỏi một ngân sách lớn hơn. Nó không yêu cầu mọi người làm việc chăm chỉ hơn chỉ vì nó. Nó yêu cầu quá trình hoạt động tốt hơn. Đó là nơi tôi chú ý khi có một dòng cảm thấy bị mắc kẹt. Câu trả lời thường nằm ở cuối.

Tôi từng nghĩ sản lượng tốt hơn có nghĩa là làm việc nhiều giờ hơn và nhiều áp lực hơn. Điều đó không bao giờ hiệu quả với tôi. Vấn đề thực sự không phải là nỗ lực. Vấn đề thực sự là chuyển đổi nhiệm vụ. Tôi sẽ trả lời tin nhắn, chuyển sang sửa lỗi nhỏ, mở quá nhiều tab, sau đó quay lại nhiệm vụ chính với đầu óc trống rỗng. Ngày có vẻ bận rộn. Kết quả đầu ra không tương xứng với nỗ lực. Một thay đổi đơn giản đã khắc phục điều đó cho tôi. Tôi bắt đầu nhóm các công việc tương tự thành các khối rõ ràng và bảo vệ từng nhiệm vụ chính một. Sự thay đổi nhỏ đó khiến công việc của tôi cảm thấy nhẹ nhàng hơn, nhanh hơn và sạch sẽ hơn. Ở một số nhóm, sự thay đổi đó có thể dẫn đến sản lượng tăng mạnh. Tôi đã thấy nó biến công việc rải rác thành tiến triển ổn định. Đây là cách tôi làm điều đó. - Tôi chọn một kết quả quan trọng nhất hôm nay Không phải năm. Chỉ một thôi. - Tôi liệt kê những nhiệm vụ nhỏ hỗ trợ cho kết quả đó và giữ chúng gần nhau. - Tôi sắp xếp công việc theo loại Viết với viết. Cuộc gọi với cuộc gọi. Quản trị viên với quản trị viên. - Tôi đặt một cửa sổ ngắn cho mỗi dãy nhà. Tâm trí tôi tập trung vào một làn đường. - Tôi loại bỏ những thứ dễ gây xao lãng trước khi khởi động Điện thoại. Đã đóng các tab bổ sung. Cảnh báo yên tĩnh. - Tôi kiểm tra tiến độ ở cuối khối. Tôi không đánh giá ngày hôm đó bằng mức độ bận rộn của mình. Tôi đánh giá nó bằng những gì đã diễn ra phía trước. Một ví dụ đơn giản đã giúp tôi thấy rõ điều này hơn. Một cửa hàng trực tuyến nhỏ mà tôi làm việc cùng gặp phải một vấn đề chung. Nhóm đã dành nhiều thời gian để trả lời tin nhắn trò chuyện, khắc phục các vấn đề về đơn hàng và cập nhật trang sản phẩm. Mọi người đều làm việc chăm chỉ nhưng công việc chính vẫn cứ trượt dốc. Nhóm đã thay đổi một điều. Họ đã ngừng trộn lẫn công việc hỗ trợ với công việc tập trung cả ngày. Họ đặt các khối cố định để trả lời, sau đó đưa cho một người một khối rõ ràng để cập nhật sản phẩm. Dòng chảy trở nên êm ả hơn. Công việc trở nên dễ dàng hơn để theo dõi. Kết quả được cải thiện vì nhóm không còn mất tập trung cứ sau vài phút nữa. Đó là phần mà nhiều người bỏ lỡ. Sản lượng nhiều hơn không phải lúc nào cũng đến từ việc làm nhiều hơn. Nó thường xuất phát từ việc lãng phí ít sự chú ý hơn. Tôi cũng biết được rằng tốc độ không có cấu trúc sẽ gây ra tiếng ồn. Cấu trúc sạch sẽ mang lại cho tốc độ một nơi để hạ cánh. Khi tôi biết mình đang làm gì bây giờ, tôi sẽ ngừng đổ năng lượng vào những quyết định nhỏ. Tôi di chuyển nhanh hơn với ít ma sát hơn. Tôi mắc ít lỗi hơn. Tôi hoàn thành nhiều hơn những gì tôi bắt đầu. Nếu bạn muốn một thay đổi đơn giản có thể giúp ích nhanh chóng, hãy thử điều này ngay hôm nay: - chọn một nhiệm vụ quan trọng - giao cho nó một khối rõ ràng - cắt bớt việc chuyển đổi nhiệm vụ - giữ khối ngắn gọn và tập trung - lặp lại cùng một mẫu vào ngày mai. Tôi thích phương pháp này vì nó có cảm giác thực tế. Nó không cần một hệ thống lớn. Nó không cần thiết lập lâu. Nó chỉ yêu cầu một sự lựa chọn rõ ràng và một chút kỷ luật. Thông thường điều đó là đủ để tạo ra một sự thay đổi thực sự. Khi tôi giữ cho công việc của mình đơn giản, sản lượng của tôi sẽ tăng lên. Khi tôi tập trung vào một nơi, tôi sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn. Đó là loại thay đổi mà tôi tin tưởng, bởi vì tôi có thể lặp lại nó nhiều lần. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm Fanny: cs-conveyor@wxcsjm.com/WhatsApp +8618921137719.

Tài liệu tham khảo W Edwards Deming 1986 Thoát khỏi khủng hoảng Eliyahu M Goldratt và Jeff Cox 1984 Mục tiêu David Allen 2001 Hoàn thành công việc James P Womack và Daniel T Jones 1996 Tư duy tinh gọn Cal Newport 2016 Làm việc sâu sắc Donald A Norman 2013 Thiết kế của những công việc hàng ngày